Auxilios is verantwoordelijk voor de verzameling en verwerking van jouw persoonsgegevens en hecht veel belang aan gegevensbescherming. Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Belgische Privacywetgeving vinden jullie in deze privacyverklaring alle informatie over hoe wij de privacy van studenten en recruiters of contactpersonen van bedrijven en scholen die deelnemen aan het project JOBexpo waarborgen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de site en alle diensten van Auxilios. Deze verklaring dekt op geen enkele wijze het privacybeleid van andere websites waarnaar via hyperlinks op Auxilios wordt verwezen en waar Auxilios niet de verantwoordelijkheid over heeft.

Het is belangrijk te weten dat het mogelijk is dat we deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Je kan de mogelijke wijzigingen aan deze verklaring steeds op deze pagina vinden.

Auxilios raadt je aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Als je hierover nog bijkomende vragen hebt, kan je ons steeds contacteren via privacy@auxilios.be. Ook op de website van Gegevensbeschermingsautoriteit kan je nog bijkomende informatie vinden:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

2.1.Automatische inzameling van informatie & cookies

Zoals tijdens elk bezoek aan een internetsite, wordt bepaalde informatie ingezameld (IP adres, DNS adres, browser, schermresolutie, de pagina die voorafgaat aan de toegang tot de site).
Wij zamelen deze gegevens enkel in met het oog op de statistieken betreffende het frequenteren van de site en wij brengen ze niet in verband met persoonsgegevens die elders worden ingezameld.
Het is mogelijk dat tijdens jouw bezoek aan onze site een “cookie” wordt opgenomen in jouw harde schijf (een klein bestand verzonden door een internetserver die wordt opgenomen in de harde schijf van jouw computer, het behoudt het spoor van de bezochte internetsite, het bevat bepaalde informatie over dit bezoek die niet toegankelijk is door deze site alleen). Je kan deze cookies weigeren door je internetbrowser te programmeren zodat je wordt geïnformeerd over het bestaan van cookies of zodat deze systematisch geweigerd worden. Deze cookie laat toe om het surfen op onze site te vergemakkelijken. Auxilios maakt geen verband op tussen de informatie die automatisch zou zijn bewaard door de cookies en nominatieve gegevens over onze bezoekers.

2.2.Welke gegevens worden ingezameld?

Onder persoonsgegevens wordt alle specifieke informatie verstaan die betrekking heeft op een natuurlijke persoon die geïdentificeerd kan worden. 
Voor het project JOBexpo, zamelen wij o.a. volgende persoonsgegevens in: naam, voornaam, leeftijd/geboortedatum, gender, burgerlijke staat, nationaliteit, e-mailadres, telefoon- en/of gsm-nummer, adres, studierichtingen, scholen (klassen), diplomas en opleidingen, (gewenste) functie, loopbaan, talenkennis, contactvoorkeur, aanvullende informatie die we van je krijgen (zoals sterke en minder sterke eigenschappen van jezelf)… Het is ook mogelijk dat er fotos en/of filmpjes genomen worden tijdens de jobbeurs.

2.3.Op welke manier worden gegevens verzameld?

Wij verzamelen deze gegevens via het online sollicitatieformulier en via gegevens die we van de school gekregen hebben. Het is ook mogelijk dat we cvs van jullie ontvangen en gegevens hieruit verwerken.
Voor de uitvoering van het project zamelen wij ook contactgegevens in van de recruiters die de deelnemende bedrijven en scholen vertegenwoordigen en eventuele andere personen waarmee afspraken rond de uitvoering van het project worden gemaakt. 

2.4.Verwerkingsdoeleinden en grondslagen

De persoonsgegevens die Auxilios inzamelt, zijn enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor deze gegevens ingezameld werden, namelijk de uitvoering van het project JOBexpo. De grondslag voor deze verwerking is dan ook de overeenkomst tussen de scholen en Auxilios enerzijds en de overeenkomst tussen de bedrijven en Auxilios anderzijds.
Geef je Auxilios en/of een deelnemend bedrijf de toestemming om jouw gegevens te verwerken, dan doen we dit enkel om stagemogelijkheden of jobopportuniteiten voor te stellen. 
Waar nodig en in overeenstemming met de wetgeving en voorschriften, zullen we steeds de toestemming van de kandidaat of contractspartij vragen om de gegevens te verwerken.
De gegevens van recruiters of andere contactpersonen van de deelnemende bedrijven kunnen ook voor andere commerciële doeleinden (prospectie) gebruikt worden. Auxilios doet dit op grond van haar gerechtvaardigd belang om haar functie als externe personeelsdienst te kunnen uitoefenen.
Fotos en/of filmpjes die tijdens de jobbeurs gemaakt worden, worden gebruikt voor marketingdoeleinden (publicatie op Auxilios-website of -facebookpagina, bij prospectie bij scholen die kandidaat zijn om deel te nemen aan het project,…). Auxilios doet dit op grond van haar gerechtvaardigd belang om haar functie als externe personeelsdienst en organisator van het project JOBexpo te kunnen uitoefenen. Auxilios zorgt ervoor dat het om niet-gerichte beelden gaat. Dit is beeldmateriaal dat een algemene, spontane en niet geposeerde sfeeropname weergeeft zonder daaruit één of enkele personen eruit te lichten.

2.5.Met wie delen we persoonsgegevens?

Auxilios bezorgt jouw gegevens (naam) aan de deelnemende bedrijven. Vervolgens bezorg je zelf jouw cv aan dit bedrijf. Daarnaast kunnen persoonsgegevens van recruiters of contactpersonen bij de bedrijven aan de scholen worden meegedeeld en omgekeerd.
Het is ook mogelijk dat Auxilios gegevens deelt met derden zoals uitbestede IT-providers en documentopslag-providers met wie we een gepaste verwerkingsovereenkomst (of vergelijkbare beschermingsconstructies) hebben. 

2.6.Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens gedurende de periode die noodzakelijk is in het licht van de hierboven vermelde doeleinden, namelijk de uitvoering van het project JOBexpo. 
Gaf je Auxilios of een deelnemend bedrijf de toestemming om jouw gegevens te verwerken, dan bewaren we jouw gegevens voor maximum 6 jaar.
De persoonsgegevens van de contactpersonen bij de bedrijven en scholen bewaren we zo lang als noodzakelijk is voor de uitvoering van huidige en toekomstige projecten JOBexpo of eventuele andere samenwerkingsvormen met Auxilios.
Foto’s en/of filmpjes bewaren we zo lang als nodig voor de doeleinden en grondslagen zoals bepaald in punt 2.4.

Als wij persoonsgegevens verwerken, heb je als betrokkene verschillende rechten. De betrokkene kan Auxilios hiervoor steeds contacteren via privacy@auxilios.be. We doen ons best om zo snel mogelijk verzoeken in te willigen en sowieso binnen de termijn en voorwaarden zoals door de regelgeving opgelegd. Deze termijn is meestal een maand, maar kan onder bepaalde (wettelijke) voorwaarden verlengd worden.
Het is mogelijk dat we een verslag van onze communicatie met jou bewaren om ons te helpen mogelijke problemen die je meldt op te lossen.
We hadden je graag nog gezegd dat wij ons uiterste best doen jouw rechten na te leven. Indien je jouw toestemming introk of vroeg jouw gegevens te wissen, kan het gebeuren dat jouw gegevens opnieuw verzameld worden via (openbare) bronnen in een niet-gerelateerde marketingcampagne (bv. VDAB, LinkedIn). We doen ons best ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt, maar excuseren ons voor het ongemak indien dit wel zou voorkomen. Je kan ons natuurlijk steeds opnieuw contacteren om jouw rechten uit te oefenen.
Het is belangrijk dat de persoonlijke informatie die we over jou hebben correct en actueel is. Je mag ons steeds op de hoogte brengen van wijzigingen tijdens de duur waarin wij jouw gegevens bewaren.

3.1.Recht op beperking van en bezwaar tegen verwerking

Je kan bezwaar uiten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer we ons voor deze verwerking baseren op onze gerechtvaardigde belangen of als we jou directe marketingmaterialen sturen. Indien je je op dit recht beroept, zullen wij onze activiteiten stopzetten. Als wij de verwerking baseren op onze gerechtvaardigde belangen, kunnen we de verwerking enkel voorzetten als:
-we kunnen aantonen dat we dwingende, rechtmatige gronden voor de verwerking hebben die jouw belangen overstemmen;
-we jouw gegevens verwerken om een strafrechtelijke procedure te formuleren, uit te voeren of te verdedigen.
Je kan ook het recht op beperking van de verwerking inroepen. Dit houdt in dat we enkel jouw gegevens verder kunnen opslaan, maar verder geen verwerkingen kunnen doen:
-totdat de juistheid van de persoonsgegevens is geverifieerd.
-als je je verzet tegen het wissen van jouw gegevens, maar de verwerking onrechtmatig is.
-totdat is uitgeklaard of de gerechtvaardigde gronden van Auxilios zwaarder wegen dan die van jou indien je bezwaar tegen de verwerking gemaakt hebt.

3.2.Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je hebt het recht jouw persoonsgegevens tussen verwerkingsverantwoordelijken over te dragen. Je ontvangt de gegevens op een gangbare en machine-leesbare vorm. Je kan dit recht uitoefenen als aan volgende voorwaarden is voldaan:
-Het gaat om persoonsgegevens die door jou werden verstrekt.
-De verwerking is gegrond op jouw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.
-De verwerking gebeurde op geautomatiseerde wijze (niet louter papier).
-De overdracht schaadt geen rechten en vrijheden van anderen.

3.3.Recht op intrekking van de toestemming

Wanneer je ons de toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde activiteiten, dan kan je deze toestemming op elk gewenst moment intrekken. In dit geval zullen we de activiteit waarvoor je toestemming gegeven had, stopzetten. Alleen als Auxilios van mening is dat er een alternatieve grond is om een voortzetting van de verwerking van jouw gegevens te rechtvaardigen voor dit doel zullen we de verwerking niet stopzetten. Als dit het geval is, zullen we jou daarover informeren.

3.4.Recht op gegevenswissing

Onder bepaalde omstandigheden kan je Auxilios verzoeken jouw persoonsgegevens te wissen, namelijk wanneer:
-de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt;
-je jouw toestemming voor de verwerking intrekt en deze verwerking berust niet op een andere rechtsgrond;
-de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn;
-het noodzakelijk is de persoonsgegevens te verwijderen om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke;
-Auxilios de gegevens verwerkt omdat we dit noodzakelijk achten voor onze gerechtvaardigde belangen, je maakt bezwaar tegen deze verwerking en Auxilios niet in staat is om zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden aan te tonen.

3.5.Recht op inzage en verbetering

Je kan ons op elk moment vragen welke informatie we over jou bewaren. Daarnaast kan je vragen deze informatie aan te vullen en te verbeteren. 
Het is mogelijk dat we je vragen jouw identiteit te verifiëren. We zullen geen kosten aanrekenen voor jouw inzage tenzij jouw verzoek kennelijk ongegrond of excessief is. Ook indien je ons extra kopieën van deze informatie vraagt, kunnen we je in redelijke mate administratieve kosten aanrekenen indien dit wettelijk is toegestaan.
Onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk dat wij jouw verzoek afwijzen. Als we jouw verzoek afwijzen, zullen we steeds uitleggen waarom we dit doen.

3.6.Recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Indien je vindt dat Auxilios de privacyregelgeving niet correct naleeft, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de lokale toezichthoudende autoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Auxilios onderneemt alle redelijke en gepaste stappen om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de persoonlijke informatie die we hebben te beschermen tegen misbruik, verlies of ongeautoriseerde toegang. We hebben hiervoor zowel technische als organisatorische maatregelen getroffen. Auxilios en haar werknemers respecteren de privacy van alle betrokkenen en houden de gegevens confidentieel. 

Hieronder vind je de contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook de functionaris voor de gegevensbescherming kan via onderstaande gegevens bereikt worden.

Auxilios bvba
Jacob van Arteveldestraat 3 – bus 1.1
8800 Roeselare
051 22 06 58
privacy@auxilios.be 

Dienstenovereenkomst deelnemende bedrijven JOBexpo versie 21-22

Verwerkersovereenkomst Auxilios – bedrijven JOBexpo versie 21-22